الرقابة الداخلية

الرقابة الداخلية


مقدمة :-
يعد وجود نظام رقابة داخلية علي عمليات المشروع أمرا حتميا تقتضيه الإدارة الحديثة ضمانا للمحافظة علي أموال المشروع وتحقيقاً لأهدافه واستقلالاً لموارده بكفاءة وكما انه يعد المدخل الرئيسي لمراجعة حسابات المنشآت فعلي ضوء فحص نظام الرقابة الداخلية يستطيع المراجع تحديد حجم العينة التي سيتم اختبارها ووضع الإجراءات التنفيذية لعملية المراجعة .
مفهوم الرقابة الداخلية وتطورها :-
 تعريف الرقابة الداخلية :- تعرف بأنها النظام الذي يشتمل علي البيئة والإجراءات الرقابية كما تشمل السياسات و الإجراءات والأساليب الرقابية المطبقة بواسطة إدارة المنشأة لمساعدتها في تحقيق الأهداف الإدارية وكذلك ضمان الأداء الفعال للمنشأة بصورة عملية .
 تعريف المنظمات المهنية للرقابة الداخلية :- أنها الخطة التنظيمية للمشروع وما يتصل بها من وسائل ومقاييس تستخدم بهدف حماية أصوله وممتلكاته والاطمئنان علي دقة البيانات المحاسبية ومدي الاعتماد عليها ولتحقيق كفاية إنتاجية عالية لعوامل الإنتاج المستخدمة ولضمان تنفيذ السياسات التي وضعتها الإدارة.
 تعريف آخر :- الرقابة الداخلية عبارة عن خطة تنظيمية وادارية ومحاسبية تراقب استخدام عوامل الإنتاج المتاحة لدي المنشأة وصولا لأعلي معدلات ممكنة من الكفاية الإنتاجية واختيار دقة حساباتها ودرجة الاعتماد عليها وتشجيع السير بالسياسات في الطريق المرسوم لها .
 يعمل هذا النظام كذلك علي الآتي :-
1. الالتزام بالسياسات الإدارية ووضع خطط ومعايير الأداء .
2. منع واكتشاف الاختلاسات والأخطاء .
3. دقة واكتمال السجلات المحاسبية .
4. الإعداد الدوري للبيانات المالية والمعلومات المحاسبية .
5. تحديد المسئولية عن العمل والمراجعة والمتابعة المستمرة للنتائج من واقع الملاحظة المباشرة والتقارير الداخلية والقياسات الفنية والدورية لمدي نجاح النشاط وكفاية الأداء.
 الأدوات التي تستخدمها الرقابة الداخلية في خفض تكاليف الإنتاج:-
1. برامج الموازنات التخطيطية .
2. نظام التكاليف المعيارية .
3. التقارير الدورية الخاصة .
4. التحليل المالي.
5. المراجعة الداخلية .
6. برامج تدريب وتأهيل العاملين لزيادة كفاءتهم الإنتاجية .
 مراحل تطور مفهوم الرقابة الداخلية بتطور علم الإدارة وأساليبه حجم المشروعات :-
1. المرحلة الأولى :- كانت المشروعات السائدة هي المنشآت الفردية فانصب اهتمام أصحاب المشروع فيها علي حماية عنصر النقدية وبعض الأصول الأخرى مما حصر تعريف الرقابة الداخلية علي الوسائل التي تحفظ النقدية وهذه الأصول من السرقة والاختلاس.
2. المرحلة الثانية :- زاد حجم المشروعات وتعددت عملياتها مما أدى لتطور الرقابة الداخلية ليشمل مجموعة الوسائل والإجراءات التي تساعد علي تقليل احتمال الخطأ والغش بالإضافة لحماية النقدية والأصول الأخرى وسميت الرقابة الداخلية في هذه المرحلة بالضبط الداخلي .
3. المرحلة الثالثة:- زاد الاهتمام ليشمل تحقيق اعلي كفاءة ممكنة في استخدام الموارد المتاحة للمنشأة مما أدى لتطور تعريف الرقابة الداخلية ليشمل أساليب الارتقاء بالكفاءة الإنتاجية بجانب الحفاظ علي أموال المنشأة بصفة عامة وضمان الدقة الحسابية للعمليات وهذا هو التعريف الذي استقر عليه اصطلاح الرقابة الداخلية ويعني الخطة التنظيمية وجميع الطرق والمقاييس التي تتبناها المنشأة لحماية أصولها وفحص دقة البيانات المحاسبية ودرجة الاعتماد عليها والارتقاء بالكفاءة الإنتاجية وتشجيع الالتزام بما تقضي به السياسات المرسومة .
ينبغي لضمان نظام رقابة فعالة أن تحقق الوسائل والأدوات الإدارية الآتي :-
1. الحفاظ علي أصول وممتلكات المنشأة من السرقة والاختلاس .
2. انتظام العمل وحسن إدارته .
3. تنفيذ السياسات المرسومة والتأكد من تنفيذ اللوائح والقوانين المعمول بها .
4. ضمان دقة وسلامة البيانات والمعلومات المقدمة للإدارة والجهات الخارجية.
5. رفع الكفاءة الإنتاجية وتنظيمها إلى اكبر قدر ممكن .
6. الاعتماد علي أسلوب الإدارة بالاستثناء بحيث تركز الإدارة جهدها في مراقبة النتائج الشاذة التي تخرج عن النطاق المعروف.
7. رفع الكفاءة الإدارية للعاملين .
تعريف جمعية المحاسبيين القانونين للرقابة الداخلية :-
ورد في نشرة معايير المراجعة الصادرة في سنة 1980 تعريف للرقابة الداخلية علي أنها (النظام الشامل للرقابات المالية وغيرها التي تنشئها الإدارة بهدف تنفيذ أنشطة المنشأة وعملياتها بطريقة منظمة وسليمة ولضمان الالتزام بالسياسات الإدارية ولحماية موجودات واموال المشروع ولضمان الدقة المحاسبية إلى أقصى حد ممكن .
ملاحظات حول الرقابة الداخلية :
1. الرقابة الداخلية لا تحل محل الإدارة حيث أنها لا تضع سياسات ولا تتخذ قرارات بل مهمتها مساعدة الإدارة في تحقيق الأهداف وكشف مواطن الضعف في النظام الإداري ومعالجتها وسير العمليات بيسر وسهولة .
2. وجود الغش لا يعني سوء الخطة التنظيمية والرقابية بل يجب الاهتمام بنقاط الضعف التي كانت سببا في حدوث الغش .
3. كثير من حالات الغش لا تعود لضعف نظام الرقابة الداخلية بل إلى ضعف الإدارة
4. الرقابة الداخلية وسيلة لتحقيق أهداف معينة وليست غاية في حد ذاتها فهي وسيلة لرفع الكفاية الإنتاجية ووقائية لحماية أصول المنشأة من السرقة والضياع والاختلاس .
5. يجب أن تتوائم نظم الرقابة الداخلية مع تطور المشروع وحجمه لكي تكون قادرة علي تحمل الأعباء الرقابية الملقاة علي عاتقها .
فروع الرقابة الداخلية :-
تنقسم الرقابة الداخلية إلى الفروع التالية:-
1- الرقابة الداخلية الإدارية :
هي وسيلة تستخدمها الإدارة من جملة أساليب أخرى مثل الموازنة التخطيطية والتكاليف المعيارية ودراسة الحركة والزمن وأساليب الرقابة علي الجودة وإجراء التحليلات الاقتصادية واعداد نظام التقارير الدورية لتدفق المعلومات خلال المستويات الإدارية المختلفة واعداد برامج تدريبية للمساعدة في إنجاز المسئوليات المحددة ورفع كفاءة الأداء وكذلك وضع السياسات الخاصة لقياس الإنجاز عن طريق الإشراف الفعلي والرقابة بأنواعها المختلفة تقوم بها الإدارة لتحقيق اكبر قدر من الكفاية الإنتاجية الممكنة وضمان تنفيذ السياسات الإدارية حسب الخطة المرسومة .
2- الرقابة الداخلية المحاسبية :
تشمل جميع الوسائل التي تؤدي لدقة وصحة تسجيل وتبويب وتحليل وعرض وتفسير البيانات المحاسبية وهي كما يلي :-
 نظام القيد المزدوج .
 حسابات المراقبة الإجمالية مثل حساب مراقبة المدينين وحساب مراقبة الدائنين .
 استخدام موازين المراجعة الشهرية .
 اتباع نظام الجرد المستمر ومطابقة الأرصدة الدفترية مع الأرصدة الفعلية.
 وجود نظام مستندي سليم .
 نظام للمراجعة الداخلية يهدف للتأكد من أن كل ما اثبت في الدفاتر والسجلات مطابق للمستندات والبيانات المؤيدة للعمليات المختلفة .
 استخدام الوسائل الآلية في مراحل العمل المحاسبي كلما أمكن ذلك لما تتصف به هذه الآلات من الدقة والسرعة في إتمام العمل .
3- الضبط الداخلي :
 تعريفه :- هي الوسائل والإجراءات المحاسبية والإحصائية والمادية التي تعمل علي حماية الأصول من السرقة والاختلاس والضياع وسوء الاستعمال كما تعمل علي توزيع الواجبات داخل أقسام الحسابات والأقسام الفنية في المنشأة – والتي تؤدي لضبط عمليات المشروع ومراقبتها بطريقة تلقائية ومستمرة .
 أمثلتها :-
1- الرقابة المزدوجة :- تصمم بحيث تراجع كل عملية بواسطة موظف آخر لضمان عدم حدوث الغش أو الأخطاء وتحسين سير العمل وتأمين الأصول ضد المخاطر المختلفة مثل الحريق و السرقة .
2- الجرد المفاجئ .
أسس ومقومات نظام الرقابة الداخلية :-
تتمثل في الآتي :-
1- تنظيم إداري متكامل أو خطة تنظيمية جيدة :-
يعمل هذا التنظيم علي تقسيم الأعمال والواجبات بين أقسام وإدارات المنشأة وإيجاد العلاقات التعاونية بينها في ضوء الأهداف الموضوعة والموارد المتاحة بهدف الوصول إلى أقصى قدر من الكفاية الإنتاجية.
2- نظام محاسبي سليم :-
يضم هذا النظام مجموعة من النظريات والمبادئ والأسس العلمية والطرق والأساليب والإجراءات التي تتبع لتحقيق العمليات المالية وتسجيلها وتبويبها وقياس نتائجها وعرضها بصورة تخدم أغراض تقييم الأداء وترشيد الإدارة في قراراتها لتحقيق الأهداف التالية :-
 تسهيل الرقابة علي أعمال المنشأة .
 تسهيل تحدي موقف الدائنين والمقرضين بالنسبة للمنشأة .
 تمكين الأجهزة الحكومية من توحيد سياساتها الاقتصادية بشكل يكفل التوازن الاقتصادي بين قطاعات الاقتصاد القومي
3- مجموعة من العاملين مؤهلين بدرجة كافية :-
 يجب حسن اختيار الكفاءات الصالحة والتي تتناسب مع أعباء المسئوليات والواجبات المخولة لها
 التأمين ضد خيانة الأمانة علي العاملين الذين يوكل إليهم حيازة الأصول وبصفة خاصة تلك الأصول الأكثر عرضة للاختلاس .
4- إشراف إداري علي تنفيذ الواجبات ومتابعة الأداء :-
 في المستويات الدنيا يتم الاشراف عن طريق الملاحظة الشخصية لأداء العاملين علي رئيس القسم .
 في المستويات العليا تستخدم وسائل اخري لتحقيق الاشراف منها نظام تقارير الاداء والموازنات التخطيطية والاعتماد علي المراجعة الداخلية .
موقف مراجع الحسابات من الرقابة الداخلية:-
 أدي زيادة حجم المشروعات لتعزر القيام بالمراجعة الشاملة والتي استعيض عنها بالمراجعة الاختبارية التي تعتمد علي اختبار عينات من العمليات التي تمت في المشروع ويعتمد نجاح هذا النوع من المراجعة علي دراسة المراجع لنظام الرقابة الداخلية اذ علي اساس هذه الدراسة يستطيع المراجع ان يكون الرأي عن مدي دقة وصلاحية النظام ومواطن القوة ومواطن الضعف التي تفسح المجال لحدوث الاخطاء والغش وعليه فكلما كانت الرقابة الداخلية قوية قلل المراجع من حجم العينة المختارة والعكس صحيح في حالة ضعف الرقابة الداخلية وقد يصل الامر بالمراجع للقيام بمراجعة شاملة لبعض البنود التي يتبين له وقوع مخالفات فيها عل يوجه يؤثر علي ممتلكات المنشأة ودقةحساباتها وسلامة نتيجة النشاط وصحة مركزها المالي .
تقييم نظام الرقابة الداخلية :-
يهدف المراجع من وراء فحصه لنظام الرقابة الداخلية المطبق في المنشأة محل المراجعة التعرف علي النواحي الاتية :-
1. مدي كفاية هذا النظام من ناحية التصميم.
2. ملائمة هذا النظام لطبيعة وحجم المنشأة محل المراجعة .
3. التعرف علي نواحي الضعف في النظام وما قد يوجد به من ثغرات .
وقبل أن يبدأ المراجع في عملية دراسة نظم الرقابة بقصد تقييمه فإن عليه او القيام بما يلي :-
1. الدراسة التفصيلية للهيكل الاداري للشركة :- وذلك بهدف معرفة المستويات الادارية وتوزيع السلطات والمسئوليات وما اذا كان هنالك ازدواج او تضارب في المسئوليات ودرجة تفيوض السلطات داخل التنظيم .
2. الدراسة التفصيلية للقرارات والتعليمات :- تشمل الاجراءات والاوامر والتعليمات الخاصة بالعمليات المختلفة وكيفية معالجتها والمستندات المؤيدة لكل عملية ومن له حق التصريح بها وكيفية استيفاء المستندات .
دراسة النظام المحاسبي :- تشمل اختصاص ومسئوليات الادارة المالية بصفة عامة والمجموعة الدفترية التي يتم العمل بها وكذلك اجراءات الضبط الداخلي للعمليات المختلفة ثم اجراءات المراجعة الداخلية لهذه العمليات كما تهدف لبيان مدي الالتزام والالتزام وتطبيق القواعد والاجراءات المحددة والموضوعة لكل عملية .
وسائل فحص وتقييم نظام الرقابة الداخلية :-
من الوسائل التي يمكن ان يعتمد عليها المراجع في فحصه وتقييمه لنظام الرقابة الدخلية ما يلي :-
1-الاستقصاء :- وهو جمع بيانات ومعلومات عن القواعد والاجراءت المتبعة في تنفيذ وتسجيل العمليات المختلفة في المنشأة تحت المراجعة اما شفويا او تحريريا, وهنالك نوعين من الاستقصاء هما :-
أ‌- الاستقصاء الشفوي :-وهو الحصول علي اجابات غير مكتوبة من الموظفين المسئولين بالمنشأة عن مراحل واجراءات تنفيذ العمليات

بارك الله فيك ابو خالد

مشكور علي المعلومة جزاك الله عنا كل خير