مراحل تطبيق ربط الفاتورة الالكترونية للشركات والمؤسسات

فى ظل ما يشهده العالم من تطور في وسائل السداد الالكترونى و تقليل الاعتماد على السداد النقدى فى المعاملات المالية والتجارية على مستوى الشركات والأفراد وما يستدعى ذلك ضرورة مواكبة الشركات لهذه الوسائل التقنية الحديثة من إصدار الفواتير وإرسالها للعملاء وكذلك تحصيلها بشكل آلي من خلال وسائل السداد الالكترونى ، ما جعل الكثير من الشركات تتجه لنظام الفواتير الالكترونية التى تتسم بالمزيد من السهولة والسلاسة في التعامل ، بالفواتير الالكترونية يمكن اصدارها وإرسالها للعملاء بل وتحصيلها بشكل لحظى فى جزء من الثانية ، بما يزيد من حجم الاستثمار والتبادل التجارى للشركات و يجعل التجارة الالكترونية بين الشركات والأفراد وبين الشركات وبعضها البعض اسهل ما يكون ،ما دفع جهات كثيرة وعلى رأسها مصلحة الضرائب المصرية تسعى الى تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية على الشركات المصرية على عدة مراحل لتصبح جميع الشركات العاملة فى السوق المصرية تطبق نظام الفاتورة الالكترونية بحلول الأول من يوليو 2021 ، لذا يجب على الشركات ان تسارع الى تطبيق الفاتورة الالكترونية ليس فقط للتوافق ما تطلبه الجهات الرسمية كمصلحة الضرائب وغيرها ولكن لتستفيد من مميزات الفاتورة الالكترونية التى لا حصر لها ، وحتى نتعرف على هذه المزايا لابد أولا من التعرف على ما هى الفاتورة الالكترونية ؟

ما هي الفاتورة الالكترونية
تعرف الفاتورة الالكترونية على أنها نظام منخفض التكلفة فى إنشاء الفواتير وإرسالها للعملاء وتحصيلها وإجراء التعديلات عليها وارشفتها من خلال الاعتماد على الوسائل التكنولوجية الحديثة مثل برامج erp system

التي تساعد الشركات في إنشاء الفواتير فى اقل وقت ممكن من خلال الربط بين شاشة العميل وبيانات الأصناف المخزنية المباعة ويتم اضافة عدد لانهائى من الاصناف الفاتورة الالكترونية بشكل لحظى وكذلك ربط هذه الفاتورة الالكترونية ببيانات العميل ليقوم النظام بإرسال إشعار بكافة بيانات الفاتورة للعميل وكذلك بيانات السداد ليقوم العميل بسداد قيمة الفاتورة بالاعتماد على الوسائل التكنولوجية للسداد كالبطاقات الائتمانية بطاقة مسبقة الدفع والمحافظ الإلكترونية وغيرها ، ليقوم النظام بتحديث حساب العميل بقيمة ما تم سداده من الفاتورة ويرسل له اشعار بالرصيد الحالى للعميل ، وكذلك يقوم النظام باحتساب قيمة الضرائب الخاصة بالفاتورة واضافتها لإقرار ضريبة القيمة المضافة (نموذج 10) وكذلك إضافتها لنموذج ضرائب الخصم والاضافة (نموذج 41) بالاضافة الى تحديث الإقرار السنوي (ضريبة الدخل) بقيمة المبيعات والمشتريات التي تتم من خلال نظام الفاتورة الالكترونية كل ذلك بشكل لحظى ، كما أن تطبيق كافة الشركات لنظام الفاتورة الالكترونية يجعل من تسجل المبيعات والمشتريات لكافة الشركات أمر في غاية السهولة .



ما هى مميزات تطبيق الفاتورة الالكترونية
بتطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية تتحق العديد من المزايا للشركات والتي من أهمها

1- زيادة المبيعات وجذب أكبر عدد من العملاء الجدد مع الحفاظ على العملاء الحاليين وذلك لأن العالم يتجه حاليا للتجارة الإلكترونية وبخاصة بعد جائحة كورونا مما يجعل إتمام عمليات البيع والشراء تتم الكترونيا عبر الانترنت التسويق والبيع والسداد كل ذلك يتم عبر منصة الفاتورة الإلكترونية بشكل لحظي ودون أي إجراءات روتينية ؛ مما يدفع المزيد من العملاء على شراء كافة احتياجاتهم من الشركات التي تطبق نظام الفاتورة الإلكترونية بدلا من تلك التي لا تزال تعمل بنظام الفاتورة الورقية ؛ كما يحافظ نظام الفاتورة الإلكترونية على العملاء الحاليين بتلبية رغباتهم للشراء والسداد الالكتروني ؛ بما يزيد من الحصة السوقية للشركات ويميزها عن المنافسين .

٢- تقريب المسافات وتقليل الوقت والمجهود ؛ عندما تأخذ قرار الشراء فإنك في الغالب تبحث عن الشركات القريبة منك وذلك لأن بعد المسافات غالبا ما يكون عائق في الحصول على الفاتورة الورقية وقد يستغرق الأمر أيام بل وشرفع المقالات المترجمة هور للحصول على الفاتورة الورقية ولكن من خلال نظام الفاتورة الإلكترونية يمكنك الحصول على فاتورة معتمدة وموثقة إلكترونيا من الشركة البائعة بما يزيد من حجم الاستثمار والتجارة بين الشركات والأفراد وبين الشركات وبعضها البعض.

٣- تقليل تكاليف المصروفات الإدارية ؛ فما يتطلبه اصدار الفواتير الورقية من اوراق واحبار وادوات مكتبية وماكينات طباعة واختام وغيرها يمكن توفيره من خلال الاعتماد على الفاتورة الإلكترونية كما يمكن توفير الوقت المفقود في كتابة وادخال الفواتير الورقية فما يوفره نظام الفاتورة الإلكترونية من إدخال ألي بيانات الأصناف يجعل إدخال عدد لا نهائي من أصناف الفاتورة الإلكترونية يتم بشكل لحظي.

٤- سرعة التحصيل وزيادة السيولة ؛ وذلك لأن نظام الفاتورة الإلكترونية يعتمد بالأساس علي ربط الفاتورة بالعميل فبمجرد إنشاء الفاتورة الإلكترونية يرسل النظام إشعار للعميل بقيمة الفاتورة ميعاد الاستحقاق بما يجعل العميل دائما يتذكر موعد السداد ؛ كما يسهل على العميل عملية السداد بربط الفاتورة الإلكترونية بأساليب السداد الإلكترونية الحديثة بما يساعد على تحصيل قيمة الفاتورة باسرع وقت ممكن ويقلل من الديون المعدومة ومن ثم يزيد من السيولة والربحية للشركات ؛ كما يقلل من الوقت والمجهود المستغرق في عملية التحصيل .

- هذا بالاضافة الى العديد من المزايا التى تتحقق للشركات بتطبيقها نظام الفاتورة الالكترونية ، ولكن هناك عدة شروط لابد من تحققها قبل تطبيق نظام الفاتورة الالكترونية

شروط تطبيق الفاتورة الالكترونية
من أجل تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية ينبغى على الشركات

ضرورة توافر برنامج محاسبى يربط كافة أقسام الشركة ببعضها نظام erp

في ربط برنامج الحسابات العامة للشركة بنظام المخازن الذى يحتوى على كافة بيانات الاصناف و شاشات ادارة المبيعات والمشتريات والعملاء والموردين ويربط كافة هذه الشاشات بنظام الحسابات العامة للتأثير في شجرة الحسابات وكذلك يربط فواتير العملاء والموردين بنظام التحصيل والبنوك فمن خلال البرنامج المحاسبى يمكن اصدار الفواتير وإرسالها للعملاء وسدادها والتأثير فى حساب العميل ومن ثم يستحيل للشركات التى لا تمتلك برنامج محاسبى تطبيق نظام الفاتورة الالكترونية لان نظام الفاتورة الالكترونية يعتبر جزء من البرنامج المحاسبى ومكمل له ، فحتى تتواكب الشركات مع التطور التكنولوجى فى مجال السداد والفوترة الالكترونية ونظام الضرائب الجديد لابد أولا من أن تقوم بتطوير نظام العمل داخل الشركة بحيث يكون لديها البرامج المحاسبية الخاص بها والذى يحتوى على كافة بيانات الشركة سواء المالية أو المخزنية و كذلك كافة بيانات العملاء والموردين ، ولابد أن يتمكن موظفو الشركة من التطبيق السليم والكافي لهذا النظام من أجل تطبيق نظام الفاتورة الالكترونية