كيفية تطوير إدارة المشتريات والمخازن فى برنامج مخازن ومبيعات

إن أساس نجاح الشركات يعتمد بالمقام الأول على مدى كفاءة ادارة المشتريات والمخازن لديها فأساس عمل الشركات هو الربحية، ولا تتحقق هذه الربحية دون الاهتمام بعمليات الشراء والتخزين، كما أن هناك ارتباط وثيق بين ادارة المشتريات والمخازن فلا يمكن الشراء بدون تخزين كما انهم يمثلان "تكلفة المبيعات" في قائمة الدخل (مخزون أول المدة + المشتريات - مخزون اخر المدة) وحتى يتحقق اقصى ربحية للشركة لابد ان نحقق المعادلة الصعبة بتحقيق أقصى قيمة للمبيعات في ظل أقل تكلفة المبيعات في ضوء الإمكانات المتاحة للشركة وحتى تقوم الشركة بعمل التطوير في ادارة المشتريات والمخازن كان لابد من تحقيق الاهداف المنشودة من ادارة المشتريات والمخازن فى برنامج مخازن ومبيعات والتي تنعكس على تحقق أهداف الشركة ككل.


أهداف إدارة المشتريات فى برنامج مخازن ومبيعات
تعرف ادارة المشتريات على انها الإدارة المسئولة عن شراء كافة احتياجات الشركة (مواد) في الوقت المناسب عن طريق المناقصات او الممارسات المحدودة بين الموردين، وكذلك توفير أفضل سعر ممكن للمواد وبافضل شروط السداد.

وتهدف إدارة المشتريات إلى:

1- تزويد الشركة بما تحتاجه من مواد بأفضل جودة ممكنة وفي الوقت المناسب

2- ضمان عدم تعطل سير العملية الانتاجية.

3- توفير المواد المطلوبة بأقل الاسعار الممكنة.

4- الحفاظ على السيولة النقدية للشركة بتوفير المواد بأفضل شروط السداد بما يوفر من النقدية اللازمة لسير العملية الانتاجية.

5- تحقيق أفضل الصفقات بالتعاقد طويل الأجل للموردين بما يضمن القدرة التنافسية للشركة.

6- تقليل تكلفة الشراء بتخزين ما يلزم من مواد سريعة الحركة لدى الاقسام الانتاجية.

وبعد عملية الشراء يتم تخزين المواد بإضافتها في المخازن وصرفها عند الحاجة إليها فى برنامج مخازن ومبيعات


أهداف ادارة المخازن فى برنامج مخازن ومبيعات
تعرف ادارة المخازن ومراقبة المخزون على انها تلك الإدارة المسئولة عن المباني والمستودعات والمواد المخزنية بدء من استلامها من المورد وحتى صرفها لأقسام الشركة.

وتهدف إدارة المخازن فى برنامج مخازن ومبيعات إلى:

تعرف على ماهى اهم طرق ادارة المخازن وتطبيقها على برنامج مخازن وارد ومنصرف
1- الحفاظ على المواد المخزنية وذلك من خلال ضمان أمن وسلامة المباني والمستودعات المخزنية من خلال توفير بيئة التخزين السليمة (بعدم وجود أشعة للشمس أو رطوبة او أتربة قد تضر بالمنتجات المخزنية) بالاضافة الى توفير المساحات المخزنية اللازمة لعملية التخزين بما يضمن سلامة الأصناف.

2- تدريب عمال المخازن بشكل سليم بما يضمن كفاءة العمل المخزنى.

3- توفير المواد اللازمة لعملية الإنتاج في الوقت المناسب بما يضمن تدفق عملية الإنتاج وعدم توقفها.

4- إحكام الرقابة على المواد المخزنية بمراقبة الاضافة والصرف وجرد المخزون بما يضمن الحفاظ على رأس المال العامل للشركة و يقلل من فرص السرقات وحدوث الخسائر.

5- تزويد كافة ادارة الشركة بالتقارير اللازمة عن العمليات المخزنية بما يساعد في اتخاذ القرارات.

6- تقليل التكاليف من خلال افضل استغلال للمساحات المخزنية بالاحتفاظ بالمواد سريعة الدوران (التى تطلب بكثرة للعملية الانتاجية) بما يقلل من فرص حدوث خسائر نتيجة تقلبات الأسعار.

و فى ظل التكنولوجيا الحديثة والتنافسية الشديدة اصبحت الاساليب والطرق التقليدية لادارة المشتريات والمخازن لا تحقق أهداف الشركات ولذلك كان لابد من تطويرادارة المشتريات والمخازن حتى تواكب هذا التقدم التكنولوجى فى كافة المجالات وفيما يلي سنتعرف على اهم طرق وأساليب تطوير ادارة المشتريات والمخازن داخل الشركات.


تطوير إدارة المشتريات والمخازن فى برنامج مخازن ومبيعات
لابد للشركات ان تسعى جاهدة الى تطوير سياسة إدارتها لكلا من المشتريات والمخازن لما لهما من اهمية بالغة للشركة في تحقيق وفرة في التكاليف ومن ثم تعظيم الأرباح وسوف نستعرض بعض التطورات المقترحة كلا الإدارتين

1- تطوير إدارة المشتريات فى برنامج مخازن ومبيعات
هناك عدة طرق تساعد في تطوير إدارة المشتريات ولعل من أهمها

أ- طريقة الشراء وقت الحاجة
وتعتبر من أهم طرق تطوير إدارة المشتريات إذ تعتمد هذه الطريقة بالأساس على البحث عن أفضل الموردين لصنف معين من حيث الجودة والسعر و شروط السداد وعمل تعاقد طويل الاجل معه يضمن تدفق هذا الصنف بالسعر المتفق علية لمدة زمنية طويلة على شكل طلبيات صغيرة وبذلك يضمن تدفق الصنف اللازمة لاستمرارية عملية الإنتاج في الوقت المناسب وبنفس السعر لفترة زمنية طويلة بما يضمن زيادة الأرباح وتقليل المخاطر الناتجة عن تقلبات الاسعار ومن خلال هذه الطريقة يتم عمل جدول زمنى بالكميات الواردة طبقاً للعقد المتفق عليه .

ب- طريقة المركزية واللامركزية في الشراء
وتعتمد هذه الطريقة على الجمع بين مميزات المركزية في الشراء للمركز الرئيسى وبين اللامركزية للفروع حيث تضع المركز الرئيسى سياسات الشراء بعمل تعاقدات مع الموردين الذين يقومون بتوريد الاحتياجات الاساسية للشركة عن طريق إبرام العقود وتحديد أسعار الشراء وكذلك تسمح للفروع بالشراء المباشر في حدود مبالغ محددة دون الحاجة للرجوع اليها وذلك لسد احتياجاتها الطارئة بما لا يسمح بتوقف عملية الإنتاج، ومن خلال هذا النظام يمكن للشركة الاستفادة من الأسعار التى توفرها مركزية الشراء والتعاقد وكذلك المرونة التى توفرها لا مركزية الشراء للفروع .


2- تطوير إدارة المخازن فى برنامج مخازن ومبيعات
يعتمد اساس اساليب تطوير ادارة المخازن على المفاهيم الحديثة للادارة والتي تعتمد في المقام الأول على الاستعانة بالتقنيات الحديثة مثل برنامج مخازن ومبيعات من أكفليكس لإدارة المشتريات والمخازن ولعل من أهم هذه الأساليب.

أ- تطوير المخازن باستخدام اسلوب الجودة الشاملة
و يعتمد مفهوم الجودة الشاملة على التحسين المستمر في الأساليب الادارية للمخزون من أجل الارتقاء بمستوى جودة المخزون وتحقيق المتطلبات الخاصة بالعميل ويعنى ذلك ضرورة الارتقاء بالادارة المخزنية من اجل تحقيق كافة المتطلبات سواء كانت متطلبات داخلية من أقسام الشركة أو خارجية من العملاء من أجل الارتقاء بالمنتج والحصول على حصة سوقية أكبر تزيد من التنافسية للشركة.

ب - تطوير المخازن باستخدام اسلوب كايزن
وهو مصطلح ياباني يعني التحسن المستمر للشركة فى بيئة الأعمال ففى مفهوم الكايزن لا يوجد يوم يمر على الشركة دون عمل تحسينات حتى ولو كانت ضئيلة ، وتعتمد فلسفة الكايزن على التحسين المستمر لنظام إدارة الشركة (إدارة المخازن) بأقل التكاليف الممكنة ويقوم أسلوب ادارة المخازن الحديثة (الكايزن) على عدة مبادئ وهي:

تعرف على مميزات افضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة
1- لا يمر يوم على الشركة بدون تحسينات فى كافة الاقسام وفروع الشركة.

2- لا يوجد شيء لا يمكن تحسينه وتطويره فكل شيء قابل للتحسين والتطوير.

3- بدل من أن تنتقد قدم مقترحات وبدائل لحل المشكلات.

4- مبدأ الجودة قبل الربح وبناء ثقة العميل قبل الحصول على الأرباح.

وحتى نستوعب اكثر طريقة تحقيق أهداف ادارة المشتريات والمخازن وكذلك كيفية إحداث تطوير في ادارة المشتريات والمخازن دعنا نتعرف على الدورة المستندية للمشتريات والمخازن


1-الدورة المستندية للمشتريات فى برنامج مخازن ومبيعات
تتكون الدورة المستندية للمشتريات من عدة مراحل متتابعة لابد أن تتكرر في كل مرة يتم فيها الشراء وذلك لضمان الدقة وعدم التلاعب وكذلك لأعمال الحسابات والمراقبة والتكاليف ولقد ساهم التكنولوجيا الحديثة برامج حسابات ومخازن ادارة المشتريات والمخازن في توفير الوقت والجهد في إتمام الدورة المستندية للمشتريات وكذلك توفير المعلومات اللازمة عن ادارة المشتريات بشكل لاحظ دون الحاجة للأعمال الورقية البطيئة وتتكون هذه الدورة المستندية للمشتريات فى برنامج مخازن ومبيعات من :-


أ- طلب الشراء
وهو عبارة عن نموذج يقوم الموظف الطالب للمواد بتعبئتة بالمواد المطلوب شرائها وكود المواد والكمية المطلوبة وتحديد الموقع الطالب للمادة والوقت الذي يرغب فيه بالتوريد ، ويتم ارسالة الى ادارة المشتريات بعد موافقة المدير المباشر لطالب الشراء .

طلب شراء فى برنامج مخازن ومبيعات


ب- أمر الشراء/ التوريد
و بعد الموافقة على طلب الشراء يأتي دور إدارة المشتريات التى تقوم بالتأكد هل طلب الشراء الوارد يحتوى على اصناف متوفرة بالمخزن أم لا، وفي حال عدم توافرها بالمخزن تبدأ ادارة المشتريات بعمل ممارسة داخلية حسب طبيعة الأصناف الواردة وتقوم بإرسالها للموردين المسجلين لديها لطلب عروض اسعار الاصناف الواردة بطلب الشراء ثم يرد الموردين بالاسعار والمواصفات الفنية للاصناف الواردة بطلب الشراء وفي الأخير تقوم إدارة المشتريات بالمفاضلة بينهم لاختيار افضل العروض من حيث الجودة ومطابقتها للمواصفات الفنية وكذلك اقل سعر وتقوم باصدار أمر شراء / توريد للمورد المختار موضح فية تاريخ التوريد المطلوب وشروط الدفع بما يساعد في الحصول على افضل الاصناف واكثر جودة ومطابقة فنية بأقل الاسعار الممكنة.

امر شراء وتوريد فى برنامج مخازن ومبيعات

وهنا يأتى دور إدارة المخازن والمبيعات والربط بينها وبين ادارة المشتريات


2- الدورة المستندية للمخازن فى برنامج مخازن ومبيعات
لاستعراض الدورة المستندية للمخازن سوف نمر بمراحل الدورة المستندية للمخزون بدءا من استلام البضاعة وحتى عمل الجرد وهى


أولاً : استلام البضاعة المخزنية
عندما يستلم المورد أمر الشراء / التوريد يقوم بتوريد البضاعة المطلوبة منه طبقاً لامر الشراء ، وتقوم لجنة الفحص والاستلام (وهي لجنة مكونة من أمين المخزن وعضو فنى وعضو مالى) بفحص البضاعة الواردة للتأكد من مطابقتها للمواصفات الفنية والمالية الواردة بأمر الشراء وبعد تأكد أمين المخزن من توريد الكميات طبقاً لامر الشراء / التوريد يبدأ باستلام البضاعة المخزنية ويقوم بعمل (اذن استلام البضاعة) يحتوى على كود الصنف والكمية الواردة طبقا لمذكرة الاستلام من المورد.


ثانياً: صرف البضاعة المخزنية
يقوم القسم الذى يرغب فى صرف بضاعة من المخزن ( قسم الإنتاج – المشتريات – المبيعات - ... ألخ ) بعمل طلب صرف أصناف من المخزن ويحتوى طلب الصرف على كود الصنف والكمية المنصرف.


ثالثاً: التحويل بين المخازن
عند تحويل بضاعة من مخزن (أ) الى مخزن (ب) فيقوم امين المخزن بتحديد الاصناف التى يرغب فى تحويله وعدد الوحدات ولابد من ذكر تاريخ التحويل


رابعاً: رد البضاعة المخزنية
عند رد بضاعة مخزنية فلابد اولا من تحديد هل هذه البضاعة واردة من موردين (مشتريات) ام واردة من عملاء (مبيعات) وفى الحالتين يتم عمل اذن رد بضاعة مخزنة بصرفها من الأصناف المخزنية وبالتالى تؤثر على رصيد المخزن.

وتعتبر الدورة المستندية للمشتريات والمخازن بمثابة عملية رقابية تاريخية على كافة الحركات التى تؤثر في المشتريات والمخازن والتي يمكن الاستعانة بها فيما بعد من اجل عمل تقارير تساعد في اتخاذ الكثير من القرارات الادارية كما انها تكون مفيدة للعديد من أقسام الشركة


تنظيم إدارة المشتريات والمخازن فى برنامج مخازن ومبيعات
في الأخير تجدر الاشارة الى انه لا يمكن ان يحدث اي تطوير او تحسين في ادارة المشتريات والمخازن ما لم يتم الاستعانة بالتقنيات الحديثة في بيئة الأعمال والشركات دائما في تطور والتنافسية التي تشهدها الأسواق العالمية جعلت الاستعانة ببرنامج ادارة مشتريات ومخازن امر حتمى لابد منه ولا يصح العمل بدونه فتخيل معى شركة تريد أن يكون له حصة سوقية في ظل تنافسية قائمة على التكنولوجيا الحديثة ولا تستعين ببرنامج ادارة مشتريات ومخازن ، فمثلا كيف يتم الربط بين الفروع ؟

تعرف على اهم المعايير المحاسبية التى يقوم عليها برنامج حسابات شركتك

كيف يمكن اضافة الآلاف الأصناف بشكل لاحظ ودون الحاجة للتدخل البشرى عن طريق قارئ الاكواد ؟

كيف يمكن الربط بين ادارة المشتريات وادارة المخازن ومعرفة طلبات الشراء بشكل الالى وكذلك معرفة اكواد أصناف أمر الشراء وهل البضاعة الواردة مطابقة لأمر الشراء من عدمه ؟

كيف يمكن الحصول على تقارير لحظية تمكننا من تخطيط الإنتاج واتخاذ القرارات الإدارية ؟

الى غير ذلك من الأمور التي تحتم الاستعانة ببرنامج مخازن ومبيعات.