كيف تختار نظام إدارة الشركات المناسب لشركتك

برنامج تخطيط موارد الشركات أو نظام إدارة الشركات من منظومة أكفليكس هو عبارة عن مجموعة من الأنظمة والتطبيقات التي تعمل معًا لأتمتة الأعمال الأساسية داخل الشركات، وهي تكامل الأنظمة التالية: المحاسبة وإدارة علاقات العملاء وإدارة سلسلة التوريد وإدارة الموارد البشرية.
لذلك تطبيقات نظام إدارة الشركات ومواردها (ERP) تؤدي الوظائف اللازمة لإدارة شركة أو مؤسسة في منظومة متكاملة واحدة، تقوم بدعم عمليات المؤسسة وسلسلة التوريد الخاصة بها، من إدارة المخزون وتخطيط الإنتاج إلى المحاسبة والإدارة المالية، وكل ما عليك القيام به كمدير للشركة هو الإشراف على تنفيذ وإدارة الأنظمة والإجراءات التي تسمح لشركتك بالعمل، قد تشمل أنظمة المحاسبة ومسك الدفاتر والموارد البشرية وأنظمة السلامة وأنظمة إدارة المخزون والشحن.

كيف تختار نظام إدارة الشركات؟

أنظمة إدارة الشركات تختلف فيما بينها فى كثير من الجوانب، مثل العمليات التي تقوم بها، والأدوار التي يتم إعطائها للموظفين ومدى خصوصيتها وعدم تداخلها، وأيضا فى حجم الفريق الذي سوف يستخدم برنامج إدارة الشركات.
لذلك فإذا أردت أن تعلم كيف تختار نظام إدارة الشركات فعليك أن تقوم بتحديد كل هذه الجوانب، ما هو حجم فريقك، وما هي أدوارهم وما هي البيانات التى تريدهم أن يطلعوا عليها أو تريد حجبها عنهم، وبالطبع عليك تحديد ما الذي تريده من نظام إدارة موارد الشركات.
وعليك بعد ذلك أن تكون واضحاً مع أفراد المبيعات الذين تتعامل معهم لشراء البرنامج وتقوم بإيضاح كل الجوانب التي تم سردها في الفقرة السابقة، وتطلب منهم عمل عرض لجمع هذه الجوانب وكيف يمكن تطبيقها فى البرنامج، كما يجب أيضاً قبل أن تشتري البرنامج أن تعلم كل المعلومات عن التدريب والدعم الذي توفره هذه الشركة.

كيف تعمل بنظام إدارة الشركات؟

كل نظام إدارة الشركات أو نظام إدارة موارد الشركات له قواعده وأدواته الخاصة. لذلك فإذا كنت تخطط للعمل بنظام لإدارة الشركات، فمن المهم أن تتعلم كيفية العمل عليه وأنسب طريقة لذلك هو أن تحصل على تدريب من الشركة التي قامت بتصميم هذا البرنامج، ففي أكفليكس ERP نوفر تدريب شامل لكل أفراد الفريق الذي سيعمل على نظام ERP.
ومن المهم أيضاً أن تضع فى إعتبارك دائماَ إن الغرض من النظام هو التأكد من أن الشركة تعمل بفعالية وتحافظ على وضعها التنافسي في السوق، وأن النظام يتألف النظام من الهيكل التنظيمي، وأسلوب الإدارة، وعمليات صنع القرار، وشبكات الاتصال، وتوصيف الوظائف، والسياسات والإجراءات، وتقنيات التحكم، وأنظمة المكافآت لذلك فمن الضروري أن يتعلم فريق العمل بالكامل التعامل مع النظام وإلا فلن تستطيع الوصول إلى أفضل استفادة من هذا النظام.
إذا أردت أن تحصل على أقصى فائدة من برنامج إدارة الشركات فعليك أن تقوم بتأسيس خطة عمل تشمل جميع الأفراد الذين سوف يعملون علي البرنامج وتتضمن الخطة جميع الأقسام التي يغطيها البرنامج فى الشركة، وكذلك جميع البيانات التى سوف يتعامل معها البرنامج وقد تحتاج فى البداية إلي نقل هذه البيانات من ملفات شركتك إلي البرنامج، لذلك فيجب على الخطة أن تشمل الأشخاص المكلفون بهذه المهمة وعليك أن تعطيهم علي البرنامج الأدوار التي تمكنهم من إتمام هذه المهمة دون الإطلاع على بيانات أخري من أقسام أخرى ليست من اختصاصهم.
و باقي خطوات الخطة بعد ذلك تتوقف على نوع البرنامج وعلى المهمات التي يقوم بها، لكن عليك أن تتأكد أن الشركة التي تبيع البرنامج سوف توفر لك الدعم المطلوب فى جميع خطوات الخطة.
وبشكل عام فجميع البرامج لها دورة ثابتة لا تتغير لكن قد يتم إجراء بعض التعديلات البسيطة عليها، لذلك فكل ما عليك فعله هو تدريب جميع أفراد أقسام شركتك على أداء دورهم فى هذه الدورة حتى تكتمل الدورة، فالأمر أشبه بالماكينة التى تتكون من عدة تروس وكل ترس له مهمة محددة تقوم بإكمال عمل الماكينة ككل، ثم تابع وتيرة العمل علي برنامج إدارة الشركات ومدى انتظام الأفراد في العمل عليه، ثم لن يكون عليك إلا المتابعة بصفة دورية كل فترة للتأكد أن نظام إدارة موارد الشركات (erp) يعمل بالشكل المطلوب.

متى تحتاج العمل علي سيستم شركات؟

جميع الشركات والمؤسسات الطموحة التى تريد أن تحقق أعلي كفاءة وأفضل أداء يجب عليها فى مرحلة ما أن تعمل علي سيستم شركات، ثم بعد ذلك عليها أن تقوم بتطوير البرنامج أو التعديل عليه أو شراء برنامج آخر ونقل البيانات حتى تستطيع أن تواكب متغيرات السوق وأيضا زيادة حجم الشركة وعدد موظفيها وكبر حجمها.
ولكن يمكننا الإجابة على هذا السؤال بشكل أكثر وضوحاً فالمرحلة التى تحتاج فيها إلى العمل على سيستم شركات هي المرحلة التي تلاحظ فيها زيادة عمليات شركتك وزيادة أعمالها ومصادر دخلها، وأيضاً هي المرحلة التي تدرك فيها انك بحاجة إلى تعيين المزيد من الموظفين لأداء مهمات تتعلق بالإدارة، وهنا عليك التفكير في الاختيار الأفضل هل تعين المزيد من الموظفين برواتب وتأمينات شهرية أم الأفضل لك أن تشتري برنامج يقوم بأداء هذه المهام؟

مميزات برنامج إدارة الشركات؟

تتمثل مميزات برنامج إدارة الشركات في تحقيق أقصى إنتاجية، من خلال تسهيل وتطوير العمليات والمهام والأدوار التي تضمن تحقيق أهداف وخطط المؤسسة، بالإضافة إلى تخفيض مصاريفها.
فيجب أن تكون "زيادة الإنتاجية" هي الهدف الأساسي لأي شركة ،حيث إنها أساس نمو وزيادة حجم الشركات، حيث تعتبر عملية التخطيط المؤسسي هي العنصر الرئيسي لتحقيق النمو للشركة، وهو ما يهتم البرنامج بتطويره.
ولتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية من خلال برنامج إدارة الشركات، يجب على كبار المديرين التأكد من أن العمليات الأساسية بالبرنامج محددة جيدًا، وجميع أفراد الفريق مدريبون عليها، كما يجب عليهم أيضًا إنشاء هيكل تنظيمي يكون له أدوار مختلفة علي البرنامج علي أن لا تتداخل هذه الأدوار، وأخيرًا يحتاجون إلى تمكين موظفيهم من اتخاذ قرارات على البرنامج لحل أي مشاكل قد تنشأ وإعطائهم الصلاحية لذلك.

ماهو دور برنامج إدارة الشركات في نمو الشركة:

يتمثل دور برنامج إدارة الشركات في تحقيق أقصى إنتاجية حيث تم تصميم برامج إدارة موارد المؤسسات لتعزيز كفاءة وفعالية الأعمال التي يقوم بها الأفراد داخل المؤسسة، سيستم له تأثير إيجابي للغاية على طريقة عمل الشركات، وهذا التأثير هو الذي يساعد على نمو الشركات وزيادة أعمالها بالإضافة إلى توفير النفقات وتتبعها، كما إن برامج ERP تساعد على إتخاذ القرارات الصحيحة التى تصب فى مصلحة الشركة وذلك لأنها تعتمد على بيانات وإحصائيات دقيقة تم إستخراجها من البرنامج بشكل لا يدع أي فرصة للخطأ البشري.

نظام إدارة شركة مقاولات بإستخدام برنامج ERP:

شركات المقاولات تعد من أكثر المؤسسات التي تحتاج إلى برنامج ERP لممارسة أعمالها وذلك لتعدد مشاريعها وتعدد مصاريفها بالإضافة إلى أهمية إستخراج الإحصائيات الدقيقة عن مصاريف وأرباح المشروعات المختلفة، بالإضافة إلي دقة البيانات التي يصدرها البرنامج عن نسب وأرقام الخامات المستخدمة وأسعارها وبالتالي تكلفة المشروع.

نظام ادارة شركات السياحة بإستخدام برنامج ERP:

نظام ادارة شركات السياحة باستخدام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تعد صناعة السياحة من أهم قطاعات الاقتصاد العالمي وهي أيضًا واحدة من أسرع القطاعات نموًا في العالم ويشمل هذا القطاع وكالات السفر والفنادق والخطوط الجوية و خطوط الرحلات البحرية والسكك الحديدية وغيرها من الشركات التي تقدم خدمات متعلقة بالسفر لعملائها.
وإدارة شركات السياحة معقدة للغاية بسبب العدد الكبير من الموظفين وشركاء الأعمال وأصحاب المصلحة الآخرين المعنيين بالأعمال أو المكملين لأعمال الشركة.
و نظام ادارة شركات السياحة (ERP) هو برنامج يستخدم في مجال السياحة، وخاصة في حجوزات الفنادق و حجوزات طيران واستئجار السيارات ورحلات ترفيهية و الانتقالات و زيارة الأماكن السياحية ، حتى تسجيل المغادرة ، كما برنامج إدارة شركات السياحة في إدارة الجوانب الأخرى مثل تخصيص الغرف ، الفواتير والمحاسبة والمخزون وتقديم الطعام وما إلى ذلك.
ويساعد سيستم شركات السياحة على حساب المصروفات والمبيعات والأرباح بالإضافة إلى حساب نسب وعمولات شركات السياحة من الرحلات أو الحجوزات المختلفة.

ماهي مزايا نظام ERP:

يتمتع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بالعديد من المميزات فبرامج ERP شائعة في العديد من البلدان، وقد تم اعتماده في أكثر من 100 دولة حول العالم ، والسبب الرئيسي لذلك هو أنه يجعل المحاسبة وتنظيم العمل أسهل بكثير، ويمكن إعداد أنظمة المحاسبة بضربات قليلة على لوحة المفاتيح، ولذلك فليست هناك حاجة لتوظيف العديد من المحاسبين و زيادة الإنفاق من الميزانية على الرواتب ، كما أن في كثير من الحالات يمكن أن تساعد البرامج في العديد من القطاعات المختلفة على النمو بشكل أسرع.
كما أن النظام يقوم بتسجيل جميع المعاملات تلقائيًا دون أي تدخل من المشغل كما يتيح نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) إمكانية دمج موارد الأعمال في وحدة واحدة متكاملة ، فهذا يقلل من إحتمالية حدوث خطأ بشري، كما أدى إلى تحسين الاتصال داخل أقسام الشركات من خلال ضمان توفر المعلومات لجميع أقسام الشركة ، كما أدى إلى تحسين التكامل مع الموردين والعملاء. وهو ما يمكن الشركات من تحقيق كفاءة أعلى من المنافسين.
نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) هو نظام متخصص قائم على الكمبيوتر مصمم لتسجيل وتخزين البيانات حول العناصر التي تم شراؤها للمعالجة أو التصنيع الإضافي إلى منتجات تامة الصنع.